18 jan 2021

Wat is LEAN?

Je hebt de term ‘Lean’ vast al wel eens voorbij horen komen. “We moeten lean bouwen!” is al in menig directiekamer geroepen. Maar wat is nu eigenlijk Lean? Waarom moet er zo nodig Lean gebouwd worden? Ja, we weten allemaal wel dat het iets met Japan en Toyota te maken heeft, maar heel concreet: ‘Wat is Lean?’.

Dit is niet uit te leggen in één artikeltje van een paar honderd woorden, want dan zouden al heel wat meer mensen en organisaties Lean snappen en doorgronden. Daarom wordt in deze artikelenreeks stap voor stap gewerkt naar een grondige uitleg van hetgeen Lean is. Bij elke stap krijg je handvaten mee om zelf de eerste stappen binnen je organisatie te maken op het gebied van Lean. Laten we beginnen met de eerste stap: van bron-efficiency naar flow-efficiency.

Twee vormen van efficiency: bron-efficiency en flow-efficiency

Laten we beginnen met bron-efficiency. Bron-efficiency is de meest voorkomende vorm van efficiency. Het woord zelf zegt het eigenlijk al, de bronnen moeten efficiënt ingezet worden. Wat deze bronnen zijn? De bronnen die waarde toevoegen aan jouw organisatie. Denk aan machines, gereedschappen, medewerkers, gebouwen en informatiesystemen. Dus de bronnen die je nodig hebt om een product te maken of om een dienst te verlenen.

Je richt de processen voor je diensten of producten dan zo in dat de bronnen efficiënt worden gebruikt. Stel je voor, je hebt BIM-software aangeschaft en alle tekenaars een training gegeven om met deze software te kunnen werken. Een flinke investering, maar je verwacht dat het zich snel terugverdient als je tekenaars nu dagelijks gebruikmaken van de software. Je besluit zelfs dat één tekenaar sowieso fulltime in BIM moet tekenen om maximaal gebruik te maken van de investering.

Is deze manier van je organisatie inrichten heel vreemd? Op zich niet als je weet dat al meer dan 200 jaar de industriële ontwikkeling gebouwd is op bronefficiency. Kijk maar eens naar de bedrijven om je heen en je ziet de volgende twee basisregels van bronefficiency terugkomen.

  1. De eerste basisregel is het opsplitsen van opdrachten in kleinere taken, die vervolgens worden uitgevoerd door verschillende personen.
  2. De tweede basisregels is het inzetten van schaalgrootte. De kleinere taken worden gebundeld, zodat de desbetreffende personen deze taak vaak kunnen uitvoeren. Denk aan de tekenaar die fulltime ingezet gaat worden voor BIM.

Een andere, meer nieuwe manier om naar efficiency te kijken is flow-efficiency. Nou ja nieuw? In de 16e eeuw kreeg de meest krachtige en efficiënte scheepbouwer ter wereld in Noord-Italië het voor elkaar om een volledig uitgerust koopvaardijschip in minder dan een dag te bouwen. Terwijl op andere plekken in Europa een vergelijkbare klus maanden kostte.

Bij flow-efficiency ga je de processen in je bedrijf zo inrichten dat er een flow of een stroom ontstaat. Door alleen waarde toevoegende activiteiten achter elkaar te plaatsen wordt een product stap voor stap in elkaar gezet. Of door de waarde toevoegende activiteiten achter elkaar te plaatsen wordt de klant door een continue flow vooruit geholpen.

Bij bron-efficiency is het doel dus dat de bronnen zoveel mogelijk waarde toevoegen. Dus BIM-software die 8 uur per 24 uur wordt gebruikt, heeft een bronefficiency van 8/24 is 25%.

Bij flow-efficiency is het doel om zoveel mogelijk waarde toevoegende activiteiten uit te voeren binnen een bepaalde tijd. De bron-efficiency telt dan minder, vooral het verkorten van de doorlooptijd is bij flow-efficiency het doel.

7 stappen om snel de flow-efficiency te bepalen

Om in beeld te brengen of de processen binnen jouw organisatie een hoge flow-efficiency hebben, onderneem je de volgende stappen:

  1. Kies samen met je team een proces waarvan jullie denken dat dit sneller kan. Bijvoorbeeld het proces van ‘start calculatie tot start bouw’.
  2. Organiseer een sessie met de mensen die betrokken zijn bij dit proces. Bijvoorbeeld de tekenaars, calculators, werkvoorbereiders en projectleider.
  3. Schrijf in de sessie (soms heb je meerdere sessies nodig) op post-its de opeenvolgende stappen van het proces. Schrijf hierbij gelijk wie verantwoordelijk is en wat de gemiddelde tijd is dat hier aan gewerkt wordt.
  4. Schrijf tussen de verschillende stappen de gemiddelde wachttijd.
  5. Tel alle wachttijden en werktijden bij elkaar op. Dit is de totale doorlooptijd van het proces.
  6. Tel alle werktijden bij elkaar op. Dit is de bewerkingstijd.
  7. Deel de bewerkingstijd door de totale doorlooptijd. Nu zie je de flow-efficiency.

Uiteraard kan je het nauwkeuriger doen door een proces echt te meten, deze gegevens te verzamelen en dan weet je de exacte tijden. Waar we in deze berekening ook nog vanuit zijn gegaan is dat alle tijden dat er gewerkt wordt, deze klantwaarde toevoegen. Dit is echter nooit zo! Daarom gaan we in de loop van deze artikelenreeks ook in op wat klantwaarde is. Dan krijgen we echt inzicht in hoe hoog de flow-efficiency is.

Geef een reactie